Qualquer empresa que manuseie dinheiro diariamente precisa de um processo de gestão de numerário eficiente.
O CEO da Zarph, António Oliveira desafia as empresas a pensar mais eficientemente no processo de gestão de numerário.
Lamento, mas muito provavelmente está! Se a sua empresa ainda opta pelo tradicional processo de contagem e verificação da contagem, seguido de contagem e verificação de contagem, etc., temos poucas dúvidas de que isso acontece! Está na hora de parar e pensar na gestão de numerário da sua empresa.
O caixa recebe informação de totais, organiza o dinheiro, regista a contagem e verifica se tudo está bem; assina o documento de entrega em utilização na empresa, e faz chegar o dinheiro, e respectivo registo, ao supervisor que para que não existam falhas, repete a contagem assinando também a folha de entrega que o caixa guarda como prova de entrega, arquiva o documento numa pasta religiosamente guardada no armário e, para evitar problemas porque nunca se sabe, poderá ter feito uma cópia a guardar noutro local.
O supervisor mete o dinheiro num cofre boca de lobo e regista o montante global nos documentos do dia e nos documentos de existências em cofre, que poderão ser de mais do que um dia, para entrega de documentação à empresa de transporte de valores com que a sua empresa tem o transporte contratado. Como é natural, a empresa de transporte de valores recebe o dinheiro, verifica, conta de novo, e confirma ou não os montantes declarados pela sua empresa. Considerando o caso mais simples, a contagem é aceite e confirmada, falta agora apenas a tesouraria do banco aceitar como boa a contagem indicada pela Empresa de Transporte de Valores (ETV).
Por muito rápido que seja todo o processo, e jogando na prática de pessoas que fazem desta atividade o seu modo de vida, temos sempre muitos minutos no processo! Minutos que são dinheiro que alguém vai ter de pagar. Está a imaginar quem? Pois é, acertou.
É na soma de todos estes passos que aumenta os custos da sua operação de gestão de numerário. Ora vejamos:
Contagem e controlo manual – contar dinheiro manualmente é sempre uma tarefa morosa que requer múltiplos recursos humanos e que é susceptível de erro humano e, eventualmente, de furto;
Transporte – para além das empresas que optam por pessoalmente entregar o dinheiro no seu banco, aumentando o risco de roubo, algumas empresas optam por contratar este serviço. Nesta fase da operação, a eficiência do seu processo tem um papel determinante, pois consoante o número de recolhas e quantidade de valores transportado previamente estabelecido, pode não estar a rentabilizar este serviço eficazmente;
Segurança – furtos internos ainda são uma dolorosa realidade para as empresas. Com um sistema aberto de manuseamento do dinheiro, a sua empresa fica também exposta a roubos, o que não só prejudica financeiramente a sua empresa, como traumatiza os envolvidos;
O seu cliente – manter o seu colaborador focado no atendimento e satisfação do seu cliente deve ser o objetivo. Para isso, não pode ocupar o seu tempo com todas estas tarefas manuais dispensáveis.
Ao contrário do que a maioria das pessoas pensam, o método de pagamento mais utilizado em Portugal ainda é o numerário e, segundo o Banco de Portugal, este é o método que acarreta mais custos – para bancos, comerciantes e consumidores.
Definir uma estratégia de Gestão de Numerário deve ser uma prioridade para qualquer empresa.
É por todos estes motivos que definir uma estratégia de Gestão de Numerário/Tesouraria deve ser uma prioridade para qualquer empresa. Ok, e agora?
O primeiro passo deve ser realizar uma análise a toda a sua operação, desde o tempo realizado por cada tarefa, até aos custos associados a cada fase da sua gestão. Após o estudo, é importante identificar as soluções existentes no mercado, a melhor tecnologia para automatizar todos estes processos, tais como equipamentos de pagamento e/ou depósito e software especializado para a gestão de tesouraria, de forma integrada e centralizada.
A opção tecnológica poderá passar tanto por equipamentos de depósito, como de pagamento. Qualquer das gamas disponíveis no mercado, poderão contribuir para a minimização do problema identificado. Algumas destas gamas estão preparadas para efetuar crédito em conta e, inclusivamente, existem bancos que aceitam estas operações.
Com os equipamentos, quer de depósito ou pagamento (dependendo do tipo de negócio), é possível automatizar todas as tarefas manuais, como: contagens, autenticação de notas e moedas, fechos de turnos, etc. Com um software especializado, poderá integrar e centralizar os dados sobre cada transação, como: montante depositado/pago, denominação de notas e moedas, planeamento de rotas de recolha de dinheiro (com recurso a um sistema de alarme), controlo e validação de comissões bancárias, etc.
Com este investimento é possível eliminar uma série de custos associados à gestão de numerário e aumentar significativamente a eficiência do seu processo de Gestão de Tesouraria. Adicionalmente, ganha controlo sobre a sua operação, monitorizando e analisando todas as transações em tempo real. Este tipo de informação dar-lhe-á o poder de tomar decisões rápidas e com base em dados reais.
Ao delinear uma estratégia de gestão de numerário com recurso à tecnologia disponível no mercado está um passo à frente da concorrência. Com um processo mais rápido, eficiente e inovador, ganhará mais tempo para construir uma relação mais próxima e de confiança com o interveniente mais importante de todo este processo – o seu cliente.
Publicado originalmente no Computerworld
